Prozesse automatisieren im Mittelstand.
Aus einer Bestellung entstehen automatisch Rechnung und Lieferschein, und der Kunde bekommt seine Bestätigung. Passt eine Bestellung nicht zu den Regeln, die wir vorher festlegen, bleibt sie liegen, bis jemand sie prüft.
1.250 Euro zzgl. MwSt.✦Geld zurück, wenn der Bericht keine Chance findet, die sich innerhalb eines Jahres rechnet
Prozessautomatisierung in Kürze
Diginesso ist das Einzelunternehmen von Wesley Beerendonk, einem Niederländer, der in Riparbella bei Pisa lebt. Ich automatisiere Geschäftsprozesse für kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland, den Niederlanden und Italien. Arbeit, die immer gleich abläuft, etwa die Rechnung zu jeder Bestellung oder das Nachfassen bei einem Angebot, erledigt sich danach von selbst. Sie beginnen mit einer Prozessdiagnose für 1.250 Euro zzgl. MwSt. Darin rechne ich aus, welche Schritte sich automatisieren lassen und was das pro Jahr bringt.
- Einzelunternehmen
- Arbeitet mit Ihrer vorhandenen Software
- Festpreis je Phase
- Datenbank in Frankfurt
Prozessautomatisierung
Welche Prozesse
automatisiere ich?
Prozessautomatisierung heißt, dass feste Schritte von selbst ablaufen, nach Regeln, die vorher feststehen. Ein Zahlungseingang stößt zum Beispiel selbst den nächsten Schritt an, ohne dass jemand darauf achten muss. Im Folgenden finden Sie fünf Prozesse, die sich dafür eignen.
Bei Angeboten nachfassen
Ist ein Angebot länger offen als die Frist, die Sie festlegen, bekommt der Kunde eine Erinnerung. In einer Liste sehen Sie außerdem, wer noch nicht geantwortet hat.
Zahlungen zuordnen
Eine eingehende Zahlung gleicht den offenen Posten in Ihrer Buchhaltung aus. Abhaken muss das niemand mehr.
Formulare, die zum Vorgang werden
Ein ausgefülltes Formular auf Ihrer Website legt sofort den Vorgang oder den Kundendatensatz an, ohne dass jemand es aus der Mail abtippt.
Feste Mails und Listen
Die Bestätigungsmail, die immer gleich lautet, oder die Liste, die Sie jeden Montag zusammenstellen, wird künftig zum vereinbarten Zeitpunkt verschickt.
Sehen, wo etwas steht
Ist der Auftrag schon verschickt, ist die Rechnung bezahlt? Sie sehen es an einer Stelle, statt sich durch vier Programme zu klicken.
Programme verbinden
Sie möchten einen Kunden oder einen Preis an einer Stelle eingeben und in allen Programmen dasselbe sehen? Dafür brauchen Sie eine Integration, und die hat eine eigene Seite.
Integrationen zwischen Ihren SystemenFeste Regeln oder KI
Was unterscheidet Prozessautomatisierung von KI?
Prozessautomatisierung mit festen Regeln macht genau das, was wir vorher vereinbaren. Das funktioniert gut, solange die Daten in festen Feldern ankommen. Sobald jemand zuerst etwas lesen oder beurteilen muss, kommt KI dazu.
Bestellungen, E-Rechnungen, feste Felder
Denken Sie an eine Bestellung mit festen Feldern oder an eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Das System behandelt sie jedes Mal gleich.
Wenn erst etwas gelesen werden muss
Eine PDF-Rechnung sieht bei jedem Lieferanten anders aus, und ein Kunde schreibt seine Mail in eigenen Worten. Ein festes Feld gibt es dann nicht. KI liest die nötigen Angaben aus und trägt sie in Ihr System ein.
Wo es geht, setze ich lieber auf feste Regeln. Das ist berechenbarer, und Sie zahlen nicht bei jedem Schritt für die Nutzung eines KI-Modells. Wie das Auslesen von Eingangsrechnungen funktioniert, steht bei Rechnungsverarbeitung mit KI.
Beispiel
Wie sieht Prozessautomatisierung in der Praxis aus?
Ein erfundener Webshop, vor und nach der Automatisierung.
Ein Webshop, in dem jede Bestellung Handarbeit ist
Erfundenes Beispiel, kein Kunde- So läuft es heute
- Die Bestellungen kommen im Webshop an. Jemand im Büro tippt sie in die Buchhaltung ab, schreibt den Lieferschein und mailt dem Kunden. Das passiert jeden Tag aufs Neue, und ab und zu steht eine Adresse falsch drin.
- Was die Automatisierung macht
- Eine neue Bestellung erstellt die Ausgangsrechnung, auf Wunsch gleich als E-Rechnung, legt den Lieferschein bereit und schickt dem Kunden seine Bestätigung. Die Regeln für Umsatzsteuer, Rabatte und Sonderfälle gehen wir vorher durch, und ich hinterlege sie im System.
- Was Sie davon merken
- Die Schritte nach einer Bestellung passieren von selbst. Weil niemand mehr abtippt, verschwinden auch die Adressfehler.
Was es kostet
Was kostet Prozessautomatisierung?
Sie beginnen mit einer Prozessdiagnose für 1.250 Euro zzgl. MwSt. Was die Umsetzung danach kostet, hängt vom Vorhaben ab: Eine automatische Erinnerung für offene Angebote ist etwas ganz anderes als ein System für Ihre gesamte Produktion. Im Bericht steht zu jeder Chance eine Einschätzung, und für jede Phase vereinbaren wir vorab einen Festpreis.
Kennenlernen
Kostenlos
Schreiben Sie in ein paar Sätzen, welche Arbeit Sie immer wieder von Hand erledigen. Innerhalb eines Werktags bekommen Sie eine persönliche Antwort von mir.
Prozessdiagnose
1.250 Eurozzgl. MwSt., meist 1 bis 2 Wochen
Ich erfasse den Prozess und rechne für jede Chance aus, was sie bringt. Erteilen Sie mir innerhalb von 3 Monaten nach dem Berichtsdatum den Bauauftrag, geht der volle Betrag von der ersten Rechnung ab.
Nennt der Bericht keine Chance, deren berechneter Vorteil über zwölf Monate höher ist als 1.250 Euro, bekommen Sie Ihr Geld zurück. Eine E-Mail genügt, bis Sie den Bericht abnehmen. Der Bericht gilt als abgenommen, wenn ich 14 Tage nach dem Versand nichts von Ihnen höre.
Umsetzung
Festpreisje Phase, vorab vereinbart
Was ich eigens für Sie baue, gehört Ihnen, sobald die Rechnungen bezahlt sind. Meine eigenen Standardbausteine bleiben mein Eigentum. Daran bekommen Sie ein übertragbares Nutzungsrecht ohne Enddatum.
Wartung
Fester Betragpro Monat, ein Monat Kündigungsfrist
Ich behalte die Automatisierung im Blick und behebe Störungen ohne gesonderte Rechnung. Hosting, Datenbank und die Nutzung eines KI-Modells, falls eines dabei ist, zahlen Sie selbst über Ihre eigenen Konten. Für eine Erweiterung nenne ich Ihnen vorab einen eigenen Preis.
Alle Vereinbarungen stehen in den AGB. Stand: 28. September 2026.
So arbeite ich
Wie läuft die Automatisierung ab?
In vier Phasen, nach jeder entscheiden Sie.
Was Sie im Livebetrieb haben
Ein System, das jeden Tag läuft, mit Überwachung, einem Protokoll dessen, was es tut, und einem Knopf, mit dem Sie es anhalten. Dazu erkläre ich Ihnen, wie es aufgebaut ist.
- 1 bis 2 Wochen
Prozessdiagnose
Ich schaue Ihren Mitarbeitenden bei der Arbeit über die Schulter und finde heraus, welche Schritte immer gleich ablaufen. Sie bekommen einen Bericht mit den Chancen, sortiert nach ihrem Nutzen, auch wenn mein Rat lautet, nichts zu bauen.
- 2 bis 4 Wochen
Erste Version mit Ihren Daten
Ich baue den Teil, in dem die meiste Zeit steckt, mit Ihren eigenen Daten. Vorab legen wir fest, welche Trefferquote er mindestens erreichen muss. Erreicht er sie nicht, hören wir auf und Sie zahlen nur diese Phase.
- 2 bis 6 Wochen
Live und überwacht
Ich baue es fertig, bis es auch mit unsauberen Daten und Sonderfällen zurechtkommt, binde es fest an Ihre Software an und richte die Überwachung ein. Jeder Zugriff auf das System wird protokolliert.
- laufend
Mitwachsen
Ich halte es für einen festen Monatsbetrag am Laufen. Für jeden Prozess, der dazukommt, bekommen Sie vorab einen Preis.
Wer es baut
Sie sprechen mit dem, der baut.
Ich bin Wesley Beerendonk, ein Niederländer in Riparbella bei Pisa, und Diginesso ist mein Einzelunternehmen. Ich erfasse Ihren Prozess, baue die Automatisierung selbst und sorge dafür, dass sie danach weiterläuft. Für Spezialaufgaben wie Datenanalyse oder Design arbeite ich mit Fachleuten zusammen. Wer mitarbeitet, erfahren Sie vorher.
Lohnt sich Automatisierung bei Ihnen nicht, sage ich Ihnen das offen. Manchmal reicht eine einfache Anbindung, und dafür brauchen Sie mich nicht.
Mehr über Wesley und DiginessoFragen
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung ist Software, die feste Schritte in Ihrem Unternehmen von selbst ablaufen lässt, nach Regeln, die vorher feststehen. Aus einer neuen Bestellung entstehen zum Beispiel automatisch Rechnung und Lieferschein. Zu jedem Schritt sehen Sie, was wann passiert ist, und was nicht in die Regeln passt, landet bei Ihnen.
Welche Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren?
Automatisieren lassen sich vor allem Aufgaben, die oft wiederkehren und jedes Mal ungefähr gleich ablaufen. Etwa eine Webshop-Bestellung, aus der Rechnung und Lieferschein werden, Zahlungen, die Sie offenen Posten zuordnen, Angebote, bei denen Sie nachfassen, und Formulare, aus denen ein Vorgang wird. Muss jemand zuerst etwas lesen, etwa eine PDF-Rechnung oder eine Kundenmail in eigenen Worten, kommt KI dazu.
Was kostet Prozessautomatisierung?
Ein größeres Vorhaben beginnt bei Diginesso mit einer Prozessdiagnose für 1.250 Euro zzgl. MwSt. Bei einem kleinen Auftrag entscheiden wir gemeinsam, ob sie nötig ist. Was die Umsetzung kostet, hängt vom Vorhaben ab: Eine automatische Erinnerung für offene Angebote ist etwas ganz anderes als ein System für Ihre gesamte Produktion. Nach der Diagnose bekommen Sie je Phase einen Festpreis, den Sie kennen, bevor die Phase beginnt. Erteilen Sie mir innerhalb von 3 Monaten nach dem Berichtsdatum den Bauauftrag, geht der volle Betrag von der ersten Rechnung ab.
Was bringt Prozessautomatisierung?
Als allgemeiner Richtwert amortisiert sich eine Automatisierung meist innerhalb von 3 bis 6 Monaten. Eine Rechnung, die jemand von Hand bearbeitet, kostet zwischen 4 und 15 Euro an Arbeitszeit, und eine Aufgabe von zwei Stunden lässt sich manchmal auf etwa zehn Minuten verkürzen. Das sind keine Zahlen von Diginesso-Kunden; was es bei Ihnen bringt, rechne ich in der Prozessdiagnose aus.
Wie lange dauert es, bis eine Automatisierung läuft?
Meist zwischen 5 und 12 Wochen. Die Prozessdiagnose dauert 1 bis 2 Wochen, die erste Version mit Ihren Daten 2 bis 4 Wochen, und danach dauert es 2 bis 6 Wochen, bis alles live und überwacht ist. Nach jeder Phase entscheiden Sie, ob wir weitermachen.
Mit welcher Software arbeiten Sie?
Ich arbeite mit der Software, die Sie heute schon nutzen, zum Beispiel DATEV, Lexware Office oder sevDesk, dazu mit Ihrem Webshop und Ihrem E-Mail-Postfach. Neue Software müssen Sie also nicht kaufen. Gibt es für ein Programm noch keine fertige Anbindung, baue ich sie selbst über dessen API.
Was passiert, wenn eine Automatisierung hängen bleibt?
Sie bekommen sofort eine Benachrichtigung, und ich auch. Im Protokoll sehen Sie, wo es gehakt hat. Haben Sie Wartung bei mir, behebe ich es ohne gesonderte Rechnung.
Wo liegen meine Daten bei einer Automatisierung?
In einer Standardumgebung liegen Ihre Datenbank und Ihre Dateien in Frankfurt, bei Supabase, und auch die Anwendung läuft in Frankfurt, bei Vercel. Mails, die das System verschickt, werden über Resend aus Irland versendet. Ist KI dabei, wählen Sie das Modell selbst, auch ein europäisches; dann bleiben Ihre Daten in Europa. Supabase, Vercel und Resend sind US-Unternehmen mit Servern in Europa, und es gibt auch eine Variante nur mit europäischen Anbietern. Alle Dienstleister stehen auf der Seite Sicher und europäisch.
Welchen Schritt erledigen Sie jeden Tag von Hand?
Schreiben Sie es mir in ein paar Sätzen. Innerhalb eines Werktags bekommen Sie eine persönliche Antwort von mir, und dann wissen wir beide, ob eine Prozessdiagnose sinnvoll ist.