Eingangsrechnungen automatisieren. Was hakt, sehen Sie.
Ich baue einen KI-Agenten, der Ihre Eingangsrechnungen bis zur Buchung verarbeitet. Ab einem Betrag, den Sie festlegen, holt er vorher Ihre Freigabe ein.
1.250 Euro zzgl. MwSt.✦Geld zurück, wenn der Bericht keine Chance findet, die sich innerhalb eines Jahres rechnet
Rechnungsverarbeitung automatisieren in Kürze
Rechnungsverarbeitung automatisieren heißt: Software, oft mit KI, holt Ihre Eingangsrechnungen ab, liest die Daten aus, gleicht sie mit der Bestellung ab und bereitet die Buchung in Ihrer Buchhaltung vor. Wo das System unsicher ist oder Ihre Freigabe nötig ist, entscheidet ein Mensch. Diginesso ist das Einzelunternehmen von Wesley Beerendonk. Ich baue solche Systeme für kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland, den Niederlanden und Italien. Sie beginnen mit einer Prozessdiagnose für 1.250 Euro zzgl. MwSt. Darin messe ich, was die Verarbeitung heute kostet, und rechne aus, was die Automatisierung bringt.
Was passiert
Vom Postfach
zur Buchung.
Ein System für die Rechnungsverarbeitung erledigt die Arbeit zwischen Ihrem Postfach und Ihrer Buchhaltung. Welche Prüfungen es macht und wer was freigeben darf, legen wir gemeinsam fest. So kann das aussehen:
- 01System
Die Rechnung geht ein
Das System holt die Rechnung aus einer vereinbarten Quelle, etwa aus Ihrem Rechnungspostfach. Das kann ein PDF sein oder eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Deren Empfang ist für Unternehmen in Deutschland seit 2025 Pflicht. Außerdem prüft es, ob dieselbe Rechnung schon einmal eingegangen ist.
- 02System
Daten auslesen
Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Umsatzsteuer werden ausgelesen. Bei einer E-Rechnung stehen sie schon in der Datei, bei einem PDF liest die KI sie heraus. Was fehlt, wird markiert. Wie gut das klappt, teste ich an Ihren eigenen Rechnungen.
- 03System
Prüfen
Die Rechnung wird mit der Bestellung abgeglichen und, wenn Sie den Wareneingang erfassen, auch mit dem Lieferschein. Was abweicht, stellt das System zurück.
- 04Sie geben frei
Freigabe, wo sie nötig ist
Rechnungen, die Ihre Freigabe brauchen, etwa ab einem Betrag, den Sie festlegen, oder mit einer Abweichung, landen bei Ihnen oder bei der Person, die freigeben darf. Sie sehen sofort, warum. Ihre Freigabe wird protokolliert.
- 05System
Buchen
Nach den vereinbarten Prüfungen landet die Buchung samt Beleg in Ihrer Buchhaltungssoftware.
- 06Sie zahlen
Zahlung vorbereiten
Das System erstellt einen Zahlungsvorschlag. Die Überweisung geben Sie selbst frei, in Ihrem eigenen Online-Banking.
Und wenn das System unsicher ist? Dann bucht es nicht, und die Rechnung kommt zu Ihnen. Lernt das System aus so einem Fall etwas, zum Beispiel, dass die Rechnungen eines Stammlieferanten auf ein anderes Sachkonto gebucht werden, prüfe ich diese neue Regel, bevor das System sie anwendet.
Rechenbeispiel
Was kostet manuelle Rechnungsverarbeitung?
Eine Rechnung, die jemand von Hand bearbeitet, kostet zwischen 4 und 15 Euro an Arbeitszeit. Das ist ein allgemeiner Richtwert, keine Zahl von Diginesso-Kunden. Stellen Sie mit dem Schieberegler ein, wie viele Eingangsrechnungen Sie im Monat bekommen, dann sehen Sie, was das ungefähr kostet.
So kommen Sie auf einen Betrag je Rechnung
Ein Unternehmen bekommt 200 Eingangsrechnungen im Monat. Pro Rechnung ist jemand 9 Minuten mit Abtippen, Prüfen und dem Nachhaken bei der Freigabe beschäftigt. Eine Arbeitsstunde kostet das Unternehmen 40 Euro. Dieses Unternehmen gibt es nicht. Die Zahlen sind so gewählt, dass der Rechenweg sichtbar wird.
- 200 Rechnungen × 9 Minuten30 Stunden
- 30 Stunden × 40 Euro1.200 Euro im Monat
- 1.200 Euro ÷ 200 Rechnungen6 Euro je Rechnung
Wo diese Zeit steckt
Rechnungen kommen über verschiedene Kanäle und müssen erst an einer Stelle landen. Dann tippt jemand sie ab, und jeder Tippfehler muss später mühsam gesucht werden. Nebenbei behält jemand im Blick, wer noch freigeben muss. Zählen Sie bei Ihrer eigenen Messung auch die Korrekturen mit.
Woran es andockt
Funktioniert das mit Ihrer Buchhaltungssoftware?
Ich fange bei der Software an, die Sie schon nutzen. Unten finden Sie Beispiele für Programme, die ich mir dabei ansehe. Eine Anbindung sage ich erst zu, wenn ich geprüft habe, was Ihr Programm und Ihre Lizenz erlauben, denn eine vorhandene Schnittstelle heißt noch nicht, dass alles geht.
Woher Rechnungen kommen
- Rechnungspostfach
- Lieferantenportal
- Scanner
- XRechnung
- ZUGFeRD
- Dokumentenablage
Wo sie landen
- DATEV
- Lexware Office
- sevDesk
- Sage
- SAP Business One
- Business Central
- weclapp
- Odoo
Was drumherum hängt
- Bestellsystem
- Bankkonto
- Dokumentenarchiv
- Teams oder Slack
- Excel
Was es kostet
Was kostet automatisierte Rechnungsverarbeitung?
Sie beginnen mit einer Prozessdiagnose für 1.250 Euro zzgl. MwSt. Was die Umsetzung danach kostet, hängt vom Vorhaben ab: Eine Anbindung an Ihre Buchhaltung ist etwas anderes als ein System, das jede Rechnung auch mit Bestellung und Lieferung abgleicht. Im Bericht steht zu jeder Chance eine Einschätzung, und für jede Phase vereinbaren wir vorab einen Festpreis.
Prozessdiagnose
1.250 Eurozzgl. MwSt., meist 1 bis 2 Wochen
Ich erfasse Ihren Rechnungseingang und rechne für jede Chance aus, was sie bringt. Erteilen Sie mir innerhalb von 3 Monaten nach dem Berichtsdatum den Bauauftrag, geht der volle Betrag von der ersten Rechnung ab.
Nennt der Bericht keine Chance, deren berechneter Vorteil über zwölf Monate höher ist als 1.250 Euro, bekommen Sie Ihr Geld zurück. Eine E-Mail genügt, bis Sie den Bericht abnehmen. Der Bericht gilt als abgenommen, wenn ich 14 Tage nach dem Versand nichts von Ihnen höre.
Umsetzung
Festpreisje Phase, vorab vereinbart
Nach der Diagnose bekommen Sie für jede Phase einen Festpreis. Was ich eigens für Sie baue, gehört Ihnen, sobald die Rechnungen bezahlt sind. Meine eigenen Standardbausteine bleiben mein Eigentum, und darauf erhalten Sie ein übertragbares Nutzungsrecht ohne Enddatum.
Wartung
Fester Betragpro Monat, ein Monat Kündigungsfrist
Ich behalte das System im Blick und repariere, was kaputtgeht, ohne gesonderte Rechnung. Hosting, Datenbank und die Nutzung des KI-Modells zahlen Sie selbst, über Ihre eigenen Konten. Eine Erweiterung bekommt vorab einen eigenen Preis.
Alle Vereinbarungen stehen in den AGB.
Arbeiten Ihre eigenen Mitarbeitenden an der Entwicklung mit, kann ein Teil ihrer Personalkosten unter die Forschungszulage fallen. Ich bin kein Steuerberater und garantiere keine Bewilligung.
So arbeite ich
Wie läuft so ein Projekt ab? In vier Phasen, und nach jeder entscheiden Sie, ob es weitergeht.
- 1 bis 2 Wochen
Prozessdiagnose
Ich sehe mir an, wie Ihr Team die Rechnungen heute bearbeitet, und messe, wohin die Zeit geht, Korrekturen eingerechnet. Sie bekommen einen Bericht mit den Chancen, sortiert nach ihrem Nutzen, auch wenn mein Rat lautet, nichts zu bauen.
- 2 bis 4 Wochen
Erste Version mit Ihren Daten
Ich baue das Auslesen und Prüfen und teste es an einem Stapel Ihrer eigenen Rechnungen. Vorab legen wir fest, welche Erkennungsquote es erreichen muss. Erreicht es sie nicht, hören wir auf und Sie zahlen nur diese Phase.
- 2 bis 6 Wochen
Live und überwacht
Ich baue es so weit aus, dass es auch einen schief eingescannten Beleg oder eine ungewöhnliche Rechnung sauber verarbeitet oder Ihnen vorlegt, und richte die Überwachung ein. Zuerst vergleiche ich das Ergebnis mit Ihrem bisherigen Ablauf, und Sie stellen erst nach den vereinbarten Prüfungen um. Jeder Zugriff auf das System wird protokolliert.
- laufend
Mitwachsen
Ich halte es für einen festen Monatsbetrag am Laufen. Für Arbeit, die später dazukommt, bekommen Sie vorab einen Preis.
Sicher und europäisch
Wo liegen Ihre Rechnungen?
In der Standardumgebung liegen Ihre Datenbank und Ihre Dateien in Frankfurt, ebenso die Anwendung. Welches KI-Modell Ihre Rechnungen liest, entscheiden Sie selbst. Mit einem europäischen Modell bleiben die Daten in Europa.
Der Agent, der Ihre Rechnungen verarbeitet, bekommt nur die Zugriffe, die er für diese Aufgabe braucht. An Ihre Personalakten kommt er also nicht heran.
Alle Dienstleister und Regionen im Überblick- Ihre Datenbank und Dateien
- Frankfurt, Deutschland Supabase
- Die Anwendung
- Frankfurt, Deutschland Vercel
- E-Mails, die das System verschickt
- Irland Resend
- Besucher zählen
- EU, ohne Cookies Plausible
- Das KI-Modell
- Ihre Wahl, auch europäisch nach Absprache
Supabase, Vercel und Resend sind US-Unternehmen mit Servern in Europa. Sie möchten keine US-Muttergesellschaft in der Kette? Es gibt auch eine Variante nur mit europäischen Anbietern.
Wer es baut
Sie arbeiten direkt mit dem Entwickler.
Ich bin Wesley Beerendonk, ein Niederländer in Riparbella bei Pisa, und Diginesso ist mein Einzelunternehmen. Ihre Nachricht lese ich selbst, und das System baue und warte ich auch selbst. Kundenprojekte habe ich noch nicht, denn Diginesso ist neu.
Manchmal rate ich zum Abwarten. Bei wenigen Rechnungen, oder wenn fast jede Rechnung abweicht, rechnet sich ein System vielleicht nicht. Das steht dann auch so im Bericht.
Mehr über mich und DiginessoFragen
Fragen zur automatisierten Rechnungsverarbeitung
Lässt sich die Rechnungsverarbeitung vollständig automatisieren?
Zu einem großen Teil ja. Das Abtippen und den Abgleich mit der Bestellung kann ein System übernehmen. Rechnungen, die abweichen oder über Ihrer Grenze liegen, legt es Ihnen vor. Wie viel bei Ihnen automatisch laufen kann, prüfe ich zuerst an Ihren eigenen Rechnungen und Ihrer Software.
Meine Buchhaltungssoftware liest Rechnungen schon aus. Brauche ich das dann?
Vielleicht nicht. Viele Programme lesen E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD inzwischen selbst ein. In der Prozessdiagnose schaue ich zuerst, was Ihre Software schon kann. Reicht das, steht im Bericht, dass Sie nichts bauen lassen müssen.
Was kostet die manuelle Bearbeitung, und wann rechnet sich Automatisierung?
Eine Rechnung von Hand zu bearbeiten kostet zwischen 4 und 15 Euro an Arbeitszeit, und Automatisierung rechnet sich meist nach 3 bis 6 Monaten. Das sind allgemeine Richtwerte, keine Zahlen von Diginesso-Kunden und keine Zusage. Was es bei Ihnen kostet und bringt, rechne ich in der Prozessdiagnose aus, mit den Korrekturen und der Kontrolle, die von Hand bleibt.
Was kostet es, die Rechnungsverarbeitung automatisieren zu lassen?
Sie beginnen mit einer Prozessdiagnose für 1.250 Euro zzgl. MwSt. Darin steht, was die Umsetzung für Ihren Rechnungseingang ungefähr kostet. Je mehr Programme angebunden werden müssen, desto mehr Arbeit ist es. Für die Umsetzung vereinbaren wir je Phase einen Festpreis, und die Wartung ist ein fester Monatsbetrag.
Wie zuverlässig liest KI eine Rechnung aus?
Das messe ich an Ihren eigenen Rechnungen, bevor das System live geht. Für die erste Version vereinbaren wir einen Zielwert. Erreicht es ihn nicht, hören wir auf und Sie zahlen nur diese Phase. Eine Rechnung, bei der das System später unsicher ist, geht an einen Menschen. Völlig fehlerfrei wird es dadurch trotzdem nicht.
Funktioniert das mit meiner Buchhaltungssoftware?
Das kläre ich zuerst. DATEV, Lexware Office, sevDesk, Sage, SAP Business One, Business Central, weclapp und Odoo sind Beispiele für Programme, die ich mir dabei ansehe. Eine Anbindung sage ich erst zu, wenn klar ist, was Ihr Programm und Ihre Lizenz erlauben.
Bleiben meine Rechnungen in der EU?
Ja, wenn Sie ein europäisches KI-Modell wählen. Datenbank und Dateien liegen in Frankfurt, und die E-Mails, die das System verschickt, werden aus Irland versendet. Supabase, Vercel und Resend sind allerdings US-Unternehmen mit Servern in Europa, und es gibt eine Variante nur mit europäischen Anbietern. Alle Dienstleister stehen auf der Seite Sicher und europäisch.
Haben Sie das schon für andere Unternehmen gebaut?
Nein. Diginesso ist neu und hat noch keine Kunden. Deshalb finden Sie hier einen möglichen Ablauf, allgemeine Richtwerte und ein erfundenes Rechenbeispiel. Der Preis je Phase steht vorab fest, und findet die Prozessdiagnose keine Chance, die sich innerhalb eines Jahres rechnet, bekommen Sie Ihr Geld zurück.
Wie bearbeiten Sie Ihre Rechnungen heute?
Beschreiben Sie in ein paar Sätzen, wie Ihre Rechnungen eingehen und wie sie in Ihre Buchhaltung kommen. Innerhalb eines Werktags bekommen Sie eine persönliche Antwort von mir.