Factuurverwerking automatiseren. Wat afwijkt, zie jij.
Ik bouw een AI-agent die je inkoopfacturen verwerkt tot ze in je boekhouding staan. Boven een bedrag dat jij kiest, vraagt hij eerst jouw akkoord.
1.250 euro exclusief btw✦Geld terug als het rapport geen kans vindt die zich binnen een jaar terugverdient
Factuurverwerking automatiseren in het kort
Factuurverwerking automatiseren betekent dat software, vaak met AI, je inkoopfacturen ophaalt, de gegevens uitleest, ze naast de bestelling legt en een boeking klaarzet in je boekhouding. Waar het systeem twijfelt of waar jouw akkoord nodig is, beslist een mens. Diginesso is de eenmanszaak van Wesley Beerendonk. Ik bouw zulke systemen voor MKB-bedrijven in Nederland, Duitsland en Italië. Je begint met een Procesdiagnose van 1.250 euro exclusief btw, waarin ik meet wat de verwerking nu kost en uitreken wat automatiseren oplevert.
Wat er gebeurt
Van mailbox
tot boeking.
Een systeem voor factuurverwerking doet het werk tussen je mailbox en je boekhouding. Welke controles het doet en wie wat mag goedkeuren, leggen we samen vast. Zo kan het eruitzien:
- 01Systeem
De factuur komt binnen
Het systeem haalt de factuur op uit een afgesproken bron, zoals je inkoopmailbox of Peppol, het netwerk voor e-facturen. Het kijkt ook of dezelfde factuur al eerder is binnengekomen.
- 02Systeem
Gegevens uitlezen
Leverancier, factuurnummer, bedrag en btw worden uitgelezen. Wat ontbreekt, wordt gemarkeerd. Hoe goed het uitlezen gaat, test ik op je eigen facturen.
- 03Systeem
Controleren
De factuur wordt naast de bestelling gelegd, en naast wat er echt geleverd is als je dat bijhoudt. Wat afwijkt, zet het systeem apart.
- 04Jij geeft akkoord
Akkoord waar het nodig is
Facturen die jouw akkoord nodig hebben, bijvoorbeeld boven een bedrag dat jij kiest of met een afwijking, komen bij jou of bij de collega die mag goedkeuren. Je ziet meteen waarom. Je akkoord wordt vastgelegd.
- 05Systeem
Boeken
Na de afgesproken controles komt de boeking in je boekhoudpakket, met het brondocument erbij.
- 06Jij betaalt
Klaarzetten voor betaling
Er komt een betaaloverzicht klaar. Betalen doe je zelf, bij je eigen bank.
En als het systeem twijfelt? Dan boekt het niet en komt de factuur bij jou. Leert het systeem iets van zo'n geval, bijvoorbeeld dat een vaste leverancier op een andere grootboekrekening hoort, dan kijk ik die nieuwe afspraak na voordat het systeem hem gebruikt.
Rekenvoorbeeld
Wat kost handmatige factuurverwerking?
Een factuur die iemand met de hand verwerkt, kost tussen de 4 en 15 euro aan tijd. Dat is een algemeen richtgetal, geen cijfer van klanten van Diginesso. Kies met de schuif hoeveel inkoopfacturen je per maand krijgt, dan zie je wat dat ongeveer kost.
Zo kom je aan een bedrag per factuur
Een bedrijf krijgt 200 inkoopfacturen per maand. Per factuur is iemand 9 minuten bezig met overtikken, nakijken en achter een akkoord aan. Een uur werk kost het bedrijf 40 euro. Dit bedrijf bestaat niet. De getallen zijn gekozen om de som te laten zien.
- 200 facturen × 9 minuten30 uur
- 30 uur × 40 euro1.200 euro per maand
- 1.200 euro ÷ 200 facturen6 euro per factuur
Waar die tijd in zit
Facturen komen via verschillende kanalen binnen en moeten eerst op één plek belanden. Daarna tikt iemand ze over, en een tikfout kost later uitzoekwerk. Ondertussen houdt iemand bij wie nog akkoord moet geven. Tel bij je eigen meting ook de correcties mee.
Waar het op aansluit
Werkt het met jouw boekhoudpakket?
Ik begin bij de software die je al gebruikt. Hieronder staan pakketten die ik dan bekijk. Een koppeling beloof ik pas als ik heb gecontroleerd wat jouw pakket en je licentie toelaten, want dat een pakket een koppeling heeft, betekent nog niet dat alles kan.
Waar facturen vandaan komen
- Inkoopmailbox
- Leveranciersportaal
- Scanner
- Peppol
- Documentopslag
Waar ze in landen
- Exact Online
- Twinfield
- AFAS
- Moneybird
- e-Boekhouden
- SnelStart
- Yuki
- Odoo
Wat eromheen hangt
- Bestelsysteem
- Bankoverzicht
- Documentarchief
- Teams of Slack
- Excel
Wat het kost
Wat kost het om factuurverwerking te automatiseren?
Je begint met een Procesdiagnose van 1.250 euro exclusief btw. Wat de bouw daarna kost, hangt af van de klus: een koppeling met je boekhouding is iets anders dan een systeem dat elke factuur ook naast de bestelling en de levering legt. In het rapport staat per kans een inschatting, en voor elke fase spreken we vooraf een vaste prijs af.
Procesdiagnose
1.250 euroexclusief btw, meestal 1 tot 2 weken
Ik breng je factuurstroom in kaart en reken per kans uit wat het oplevert. Geef je mij binnen 3 maanden na de rapportdatum de bouwopdracht, dan gaat het hele bedrag van de eerste factuur af.
Staat er in het rapport geen kans waarvan het berekende voordeel over twaalf maanden hoger is dan 1.250 euro, dan krijg je je geld terug. Een mail is genoeg, tot je het rapport goedkeurt. Het rapport geldt als goedgekeurd als ik 14 dagen na verzending niets van je hoor.
Bouwen
Vaste prijsper fase, vooraf afgesproken
Na de diagnose krijg je voor elke fase een vaste prijs. Wat ik speciaal voor jou bouw, wordt van jou zodra de facturen betaald zijn. Mijn eigen standaardonderdelen blijven van mij, en daarop krijg je een licentie zonder einddatum.
Onderhoud
Vast bedragper maand, een maand opzegtermijn
Ik houd het systeem in de gaten en herstel wat stukgaat, zonder aparte rekening. Hosting, database en het gebruik van het AI-model betaal je zelf, op je eigen accounts. Een uitbreiding krijgt vooraf een eigen prijs.
Alle afspraken staan in de algemene voorwaarden.
Werken je eigen mensen mee aan het ontwikkelwerk, dan kan een deel van hun uren onder de WBSO vallen. Ik ben geen belastingadviseur en garandeer geen toekenning.
Zo werk ik
Hoe verloopt zo'n traject? In vier fases, en na elke fase beslis jij of we verder gaan.
- 1 tot 2 weken
Procesdiagnose
Ik kijk mee met wie nu de facturen verwerkt en meet waar de tijd heen gaat, de correcties meegerekend. Je krijgt een rapport met de kansen, gesorteerd op wat ze opleveren, ook als mijn advies is om niets te bouwen.
- 2 tot 4 weken
Eerste versie op jouw data
Ik bouw het uitlezen en controleren en test het op een stapel van je eigen facturen. Vooraf spreken we af welke score het moet halen. Haalt het die niet, dan stoppen we en betaal je alleen deze fase.
- 2 tot 6 weken
Live en bewaakt
Ik bouw het af tot het ook een scheve scan of een afwijkende factuur netjes verwerkt of aan jou voorlegt, en zet er bewaking op. Eerst vergelijk ik de uitkomst met je huidige werkwijze, en je stapt pas over na de afgesproken controles. Wie er bij het systeem komt, staat in een logboek.
- doorlopend
Meegroeien
Ik houd het draaiend voor een vast bedrag per maand. Voor werk dat er later bij komt, krijg je vooraf een prijs.
Veilig en Europees
Waar staan je facturen?
In de standaardopzet komen je database en bestanden in Frankfurt te staan, net als de applicatie. Welk AI-model je facturen leest, kies je zelf. Met een Europees model blijven de gegevens binnen Europa.
De agent die je facturen verwerkt, krijgt alleen de toegang die hij voor die klus nodig heeft. Bij je personeelsdossiers kan hij dus niet.
Alle leveranciers en regio's op een rij- Je database en bestanden
- Frankfurt, Duitsland Supabase
- De applicatie
- Frankfurt, Duitsland Vercel
- Mails die het systeem verstuurt
- Ierland Resend
- Bezoekers tellen
- EU, zonder cookies Plausible
- Het AI-model
- Kies je zelf, ook Europees in overleg
Supabase, Vercel en Resend zijn Amerikaanse bedrijven met servers in Europa. Wil je geen Amerikaans moederbedrijf in de keten? Er is ook een variant met alleen Europese partijen.
Wie het bouwt
Je werkt met de bouwer zelf.
Ik ben Wesley Beerendonk, een Nederlander in Riparbella bij Pisa, en Diginesso is mijn eenmanszaak. Je bericht lees ik zelf, en het systeem bouw en onderhoud ik ook. Klantcases heb ik nog niet, want Diginesso is nieuw.
Soms is mijn advies om te wachten. Bij weinig facturen, of als bijna elke factuur afwijkt, verdient een systeem zich misschien niet terug. Dat schrijf ik dan ook zo in het rapport.
Meer over mij en DiginessoVragen
Vragen over factuurverwerking automatiseren
Kun je factuurverwerking helemaal automatiseren?
Een groot deel wel. Het overtikken en naast de bestelling leggen kan een systeem doen. Facturen die afwijken of boven jouw grens komen, legt het aan jou voor. Hoeveel er bij jou vanzelf kan, zoek ik eerst uit op je eigen facturen en je pakket.
Mijn boekhoudpakket leest facturen al uit. Heb ik dit dan nodig?
Misschien niet. In de Procesdiagnose kijk ik eerst wat je pakket zelf al kan. Is dat genoeg, dan schrijf ik in het rapport dat je niets hoeft te laten bouwen.
Wat kost handmatige verwerking en wanneer verdient automatiseren zich terug?
Een factuur met de hand verwerken kost tussen de 4 en 15 euro aan tijd, en automatiseren verdient zich meestal binnen 3 tot 6 maanden terug. Dat zijn algemene richtgetallen, geen cijfers van klanten van Diginesso en geen toezegging. Wat het bij jou kost en oplevert, reken ik uit in de Procesdiagnose, met de correcties en de controle die met de hand blijft erbij.
Wat kost het om factuurverwerking te laten automatiseren?
Je begint met een Procesdiagnose van 1.250 euro exclusief btw. Daarin staat wat de bouw voor jouw factuurstroom ongeveer kost. Hoe meer pakketten er gekoppeld moeten worden, hoe meer werk het is. Voor de bouw spreken we per fase een vaste prijs af, en onderhoud is een vast bedrag per maand.
Hoe nauwkeurig leest AI een factuur uit?
Dat meet ik op je eigen facturen voordat het systeem live gaat. Voor de eerste versie spreken we een score af. Haalt het die niet, dan stoppen we en betaal je alleen die fase. Een factuur waar het systeem later over twijfelt, gaat naar een mens. Helemaal foutloos wordt het daarmee niet.
Werkt dit met mijn boekhoudpakket?
Dat zoek ik eerst uit. Exact Online, Twinfield, AFAS, Moneybird, e-Boekhouden, SnelStart, Yuki en Odoo zijn pakketten die ik dan bekijk. Pas als duidelijk is wat jouw pakket en je licentie toelaten, beloof ik een koppeling.
Blijven mijn facturen in de EU?
Ja, als je voor een Europees AI-model kiest. De database en bestanden komen in Frankfurt te staan en de mails die het systeem verstuurt, gaan vanuit Ierland de deur uit. Supabase, Vercel en Resend zijn wel Amerikaanse bedrijven met servers in Europa, en er is een variant met alleen Europese partijen. Alle leveranciers staan op de pagina Veilig en Europees.
Heb je dit al voor andere bedrijven gebouwd?
Nee. Diginesso is nieuw en heeft nog geen klanten. Daarom staan hier een mogelijke aanpak, algemene richtgetallen en een bedacht rekenvoorbeeld. De prijs per fase ligt vooraf vast, en vindt de Procesdiagnose geen kans die zich binnen een jaar terugverdient, dan krijg je je geld terug.
Hoe verwerk jij nu je facturen?
Beschrijf in een paar zinnen hoe je facturen binnenkomen en hoe ze in je boekhouding belanden. Binnen 1 werkdag een persoonlijk antwoord van mij.