Automazione delle fatture. Le anomalie a te.
Costruisco un agente AI che gestisce le fatture dei tuoi fornitori fino alla registrazione in contabilità. Sopra un importo che scegli tu, prima chiede la tua approvazione.
1.250 euro + IVA✦Rimborso se il report non trova un’opportunità che si ripaghi entro un anno
L’automazione delle fatture in breve
Automatizzare la gestione delle fatture passive significa che un software, spesso con l’AI, raccoglie le fatture dei fornitori, ne legge i dati, li confronta con l’ordine e prepara la registrazione in contabilità. Dove il sistema ha un dubbio o serve la tua approvazione, decide una persona. Diginesso è la ditta individuale di Wesley Beerendonk: sono io a costruire questi sistemi per le PMI in Italia, nei Paesi Bassi e in Germania. Si parte da un AI Assessment da 1.250 euro + IVA, in cui misuro quanto ti costa oggi la gestione delle fatture e calcolo quanto rende automatizzarla.
Cosa succede
Dallo SDI
al gestionale.
Un sistema per la gestione delle fatture si occupa di tutto quello che succede tra l’arrivo della fattura e la registrazione in contabilità. Quali controlli fa e chi può approvare cosa, lo decidiamo insieme. Può funzionare così:
- 01Sistema
Arriva la fattura
Il sistema prende la fattura da una fonte concordata, di solito il gestionale che la riceve dallo SDI, oppure la casella e-mail dell’amministrazione per i PDF dei fornitori esteri. Controlla anche se la stessa fattura è già arrivata.
- 02Sistema
Lettura dei dati
Fornitore, numero, importo e IVA vengono letti. Con una fattura elettronica i dati sono già nel file XML, con un PDF li legge l’AI. Quello che manca viene segnalato. Misuro sulle tue fatture quanto è affidabile la lettura.
- 03Sistema
Controllo
La fattura viene confrontata con l’ordine e, se tieni traccia delle consegne, con quello che è arrivato davvero, per esempio con il DDT. Il sistema mette da parte quello che non torna.
- 04Approvi tu
Approvazione dove serve
Le fatture che richiedono la tua approvazione, per esempio sopra un importo che scegli tu o con un’anomalia, arrivano a te o al collega che può approvarle. Vedi subito il perché. La tua approvazione resta registrata.
- 05Sistema
Registrazione
Dopo i controlli concordati, la fattura viene registrata nel tuo gestionale, con il documento originale allegato.
- 06Paghi tu
Pronta per il pagamento
Viene preparato lo scadenzario dei pagamenti. Paghi tu, dalla tua banca.
E se il sistema ha un dubbio? Allora non registra e la fattura arriva a te. Se il sistema impara qualcosa da un caso così, per esempio che un fornitore abituale va registrato su un altro conto, controllo io la nuova regola prima che il sistema la usi.
Esempio di calcolo
Quanto costa gestire le fatture a mano?
Una fattura gestita a mano costa tra i 4 e i 15 euro in tempo di lavoro. È un’indicazione generale, non una cifra di clienti Diginesso. Scegli con il cursore quante fatture fornitori ricevi al mese e vedi più o meno quanto costano.
Come si arriva a un costo per fattura
Un’azienda riceve 200 fatture fornitori al mese. Per ogni fattura qualcuno passa 9 minuti a registrarla, controllarla e rincorrere un’approvazione. Un’ora di lavoro costa all’azienda 40 euro. Quest’azienda non esiste. I numeri servono solo a mostrare il calcolo.
- 200 fatture × 9 minuti30 ore
- 30 ore × 40 euro1.200 euro al mese
- 1.200 euro ÷ 200 fatture6 euro a fattura
Dove va quel tempo
Le fatture arrivano da canali diversi e prima devono finire in un unico posto. Poi qualcuno le registra a mano, e un errore di battitura fa perdere tempo più avanti, quando bisogna scovarlo. Nel frattempo qualcuno tiene il conto di chi deve ancora approvare. Quando misuri il tuo processo, conta anche le correzioni.
A cosa si collega
Funziona con il tuo gestionale?
Parto dal software che usi già. Qui sotto trovi i programmi che prendo in esame. Un collegamento te lo prometto solo dopo aver verificato cosa permettono il tuo programma e la tua licenza, perché se un programma ha un’integrazione, non vuol dire che permetta di fare tutto.
Da dove arrivano le fatture
- SDI
- Casella PEC
- E-mail dell’amministrazione
- Portale fornitori
- Scanner
Dove finiscono
- Fatture in Cloud
- TeamSystem
- Zucchetti
- Danea Easyfatt
- Mexal
- Business Central
- Odoo
Cosa c’è intorno
- Gestione ordini
- Home banking
- Conservazione digitale
- Teams o Slack
- Excel
Quanto costa
Quanto costa automatizzare la gestione delle fatture?
Si parte da un AI Assessment da 1.250 euro + IVA. Quanto costa poi lo sviluppo dipende dal lavoro: un collegamento con la tua contabilità è diverso da un sistema che confronta ogni fattura anche con l’ordine e la consegna. Nel report trovi una stima per ogni opportunità, e per ogni fase concordiamo prima un prezzo fisso.
AI Assessment
1.250 euro+ IVA, di solito da 1 a 2 settimane
Mappo il flusso delle tue fatture e calcolo quanto rende ogni opportunità. Se mi affidi lo sviluppo entro 3 mesi dalla data del report, l’intero importo viene scalato dalla prima fattura dello sviluppo.
Se nel report non c’è un’opportunità il cui beneficio calcolato su dodici mesi superi i 1.250 euro, ti restituisco i soldi. Basta una e-mail, finché non approvi il report. Il report vale come approvato se 14 giorni dopo l’invio non ho tue notizie.
Sviluppo
Prezzo fissoper fase, concordato prima
Dopo l’assessment ricevi un prezzo fisso per ogni fase. Quello che costruisco apposta per te diventa tuo appena le fatture sono pagate. I miei componenti standard restano miei, e su quelli ricevi una licenza senza scadenza e trasferibile.
Manutenzione
Cifra fissaal mese, un mese di preavviso
Tengo d’occhio il sistema e riparo quello che si rompe, senza fattura a parte. Paghi tu hosting, database e uso del modello AI, sui tuoi account. Un’estensione ha il suo prezzo, concordato prima.
Tutti gli accordi sono nei termini e condizioni.
Per il 2026 il Nuovo Piano Transizione 5.0 del MIMIT prevede l’iperammortamento per alcuni investimenti in beni digitali, e a certe condizioni può rientrarci anche il software. Non sono un consulente fiscale e non garantisco nulla, quindi verifica con il tuo commercialista.
Come lavoro
Come si svolge un progetto così? In quattro fasi, e dopo ognuna decidi tu se andare avanti.
- da 1 a 2 settimane
AI Assessment
Affianco chi oggi gestisce le fatture e misuro dove va il tempo, correzioni comprese. Ricevi un report con le opportunità, ordinate per quanto rendono, anche se il mio consiglio è di non costruire niente.
- da 2 a 4 settimane
Prima versione sui tuoi dati
Costruisco la lettura e il controllo e li provo su un campione delle tue fatture. Prima stabiliamo quale punteggio devono raggiungere. Se non ci arrivano, ci fermiamo e paghi solo questa fase.
- da 2 a 6 settimane
Live e monitorato
Lo completo finché anche una scansione storta o una fattura fuori dal comune viene registrata bene o passata a te, poi attivo il monitoraggio. Prima confronto il risultato con il tuo modo di lavorare attuale, e passi al nuovo sistema solo dopo i controlli concordati. Chi accede al sistema resta scritto in un registro.
- continuativo
Crescere insieme
Lo tengo in funzione per una cifra fissa al mese. Per il lavoro che si aggiunge dopo, ricevi prima un prezzo.
Sicuro ed europeo
Dove stanno le tue fatture?
Nella configurazione standard database e file stanno a Francoforte, come l’applicazione. Quale modello AI legge le tue fatture lo scegli tu. Con un modello europeo i dati restano in Europa.
L’agente che gestisce le tue fatture riceve solo gli accessi che gli servono per quel lavoro. Ai fascicoli del personale, quindi, non arriva.
Tutti i fornitori e le regioni in un elenco- Il tuo database e i file
- Francoforte, Germania Supabase
- L’applicazione
- Francoforte, Germania Vercel
- Mail inviate dal sistema
- Irlanda Resend
- Conteggio visitatori
- UE, senza cookie Plausible
- Il modello AI
- Lo scegli tu, anche europeo da concordare
Supabase, Vercel e Resend sono aziende americane con server in Europa. Preferisci non avere una capogruppo americana nella catena? C’è anche una variante solo con fornitori europei.
Chi lo costruisce
Lavori direttamente con chi lo costruisce.
Sono Wesley Beerendonk, un olandese che vive a Riparbella, vicino a Pisa, e Diginesso è la mia ditta individuale. Il tuo messaggio lo leggo io, e il sistema lo costruisco e lo mantengo io. Casi cliente da mostrarti non ne ho ancora, perché Diginesso è nuova.
A volte il mio consiglio è di aspettare. Con poche fatture, o se quasi ogni fattura ha qualcosa che non torna, un sistema forse non si ripaga. In quel caso lo scrivo così nel report.
Di più su di me e su DiginessoDomande
Domande sull’automazione delle fatture
Si può automatizzare del tutto la gestione delle fatture?
In gran parte sì. Un sistema può fare la registrazione e il confronto con l’ordine. Le fatture che non tornano o che superano la tua soglia passano a te. Prima verifico sulle tue fatture e sul tuo gestionale quanto può fare da solo.
Il mio gestionale importa già le fatture elettroniche. Mi serve anche questo?
Forse no. Nell’AI Assessment guardo prima cosa fa già il tuo gestionale. Se basta, scrivo nel report che non devi far costruire niente.
Quanto costa la gestione manuale e quando si ripaga l’automazione?
Gestire una fattura a mano costa tra i 4 e i 15 euro in tempo di lavoro, e l’automazione di solito si ripaga tra i 3 e i 6 mesi. Sono indicazioni generali, non cifre di clienti Diginesso e non una promessa. Nell’AI Assessment calcolo quanto costa e quanto rende nel tuo caso, contando le correzioni e il controllo che resta manuale.
Quanto costa far automatizzare la gestione delle fatture?
Si parte da un AI Assessment da 1.250 euro + IVA. Nel report trovi una stima del costo di sviluppo per il tuo flusso di fatture. Più programmi vanno collegati, più lavoro c’è. Per lo sviluppo concordiamo un prezzo fisso per fase, e la manutenzione è una cifra fissa al mese.
Quanto è precisa l’AI nel leggere una fattura?
Lo misuro sulle tue fatture prima che il sistema vada online. Con una fattura elettronica i dati sono già nel file XML, quindi conta soprattutto la lettura dei PDF e l’abbinamento con ordini e conti. Per la prima versione concordiamo un punteggio. Se non ci arriva, ci fermiamo e paghi solo quella fase. Una fattura su cui il sistema più avanti ha un dubbio va a una persona. Nemmeno così diventa infallibile.
Funziona con il mio gestionale?
Lo verifico prima. Fatture in Cloud, TeamSystem, Zucchetti, Danea Easyfatt, Mexal, Business Central e Odoo sono programmi che prendo in esame. Ti prometto un collegamento solo quando è chiaro cosa permettono il tuo programma e la tua licenza.
Le mie fatture restano nell’UE?
Sì, se scegli un modello AI europeo. Database e file stanno a Francoforte e le mail che il sistema invia partono dall’Irlanda. Supabase, Vercel e Resend sono però aziende americane con server in Europa, e c’è una variante solo con fornitori europei. Tutti i fornitori sono sulla pagina Sicuro ed europeo.
L’hai già costruito per altre aziende?
No. Diginesso è nuova e non ha ancora clienti. Per questo qui trovi un possibile percorso, indicazioni generali e un esempio di calcolo inventato. Il prezzo per fase è fissato prima, e se l’AI Assessment non trova un’opportunità che si ripaghi entro un anno, ti restituisco i soldi.
Come gestisci oggi le tue fatture?
Descrivi in poche righe come arrivano le tue fatture e come finiscono in contabilità. Entro un giorno lavorativo ti rispondo io, di persona.